Bagian Akademik dan Kemahasiswaan

TUGAS DAN FUNGSI BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK)

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK) merupakan unsur pelaksana administrasi Perguruan Tinggi yang menyelenggarakan pelayanan administrasi akademik dan kemahasiswaan.

1. Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK) dipimpin oleh Kepala, berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Ketua.
2. Dalam pelaksanaan tugas, Kepala Biro dibantu oleh beberapa Kepala Bagian (Kabag).
3. Kabag bertanggung jawab kepada Kepala Biro.
4. Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK) terdiri atas :

Bagian Registrasi dan Statistik, terdiri atas:

• Staff Penerimaan.
• Staff Registrasi dan Statistik.

Bagian Administrasi Akademik, terdiri atas:

• Staff Sarana Pendidikan.
• Staff Monitoring dan Evaluasi.

Bagian Kemahasiswaan, terdiri atas:

• Staff Kegiatan Mahasiswa.
• Staff Kesejahteraan Mahasiswa.
• Staff Administrasi dan Pengembangan Alumni

Tugas Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan

1. Menyusun RKAT dan program kerja BAAK;
2. Menyusun juklak dan juknis bidang administrasi akademik dan kemahasiswaan;
3. Mengelola sistem dan strategi proses penerimaan mahasiswa;
4. Mengelola kegiatan penerimaan mahasiswa baru;
5. Mengelola administrasi registrasi mahasiswa;
6. Mengelola administrasi legalisasi akademik dan evaluasi akademik;
7. Membantu menetapkan kebijakan, mengkoordinasi, memantau, dan mengevaluasi pelaksanaan program kegiatan, peningkatan dan penjaminan mutu di lingkungan Perguruan Tinggi.

Tugas Kepala Bagian Registrasi dan Statistik

1. Menyusun konsep juklak dan juknis penerimaan mahasiswa;
2. Mengkoordinasikan proses penerimaan mahasiswa;
   • Menyebarluaskan informasi penerimaan mahasiswa;
   • Melaksanakan layanan informasi tentang penerimaan mahasiswa;
   • Menyiapkan dan menyusun instrumen penerimaan mahasiswa;
   • Melaksanakan pendaftaran penerimaan mahasiswa;
   • Menyiapkan dan melaksanakan penerimaan mahasiswa;
   • Menyimpan data penerimaan mahasiswa..
3. Mengkoordinasikan pelaksanakan pendaftaran ulang mahasiswa;
4. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan administrasi transfer mahasiswa;
5. Menyiapkan dan merancang instrumen registrasi;
6. Melaksanakan layanan registrasi;
7. Mengolah data registrasi dan menyusun statistik;
8. Menyajikan data registrasi dan statistik, seperti administrasi Nilai Mahasiswa:
9. Mengelola administrasi Nilai Mahasiswa:
   • Menghimpun nilai ujian mahasiswa;
   • Mengumumkan nilai ujian mahasiswa;
   • Merekam nilai ke buku;
   • Merekam nilai ke data base.
10. Mencetak Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) dan Transkrip Akademik
11. Merekam data KRS dan KHS pada Database
12. Mengirim data daftar mahasiswa aktif ke Ketua melalui Pembantu Ketua I dan Ketua Program Studi, serta Dosen tiap Matakuliah.
13. Mendistribusikan KRS kepada mahasiswa
14. Mencetak daftar mahasiswa peserta kuliah/praktik, daftar hadir, daftar nilai,dan daftar mahasiswa aktif
15. Membubuhkan cap KRS
16. Mengarsipkan/Menyimpan data registrasi sebagai bahan laporan (KRS, KHS dan Transkrip).

Tugas Kepala Bagian Administrasi Akademik

1. Mengkoordinasikan pelaksanaan administrasi dan evaluasi akademik;
2. Mengkoordinasikan pelaksanaan legalisasi akademik;
3. Melaksanakan administrasi dan evaluasi akademik;
4. Membuat surat pemberitahuan pelaksanaan ujian dan sekaligus meminta soal ujian kepada dosen;
5. Menghimpun dan menggandakan soal;
6. Mengusulkan Panitia UTS dan UAS;
7. Menyusun jadwal ujian dan pengawas;
8. Membuat perlengkapan ujian seperti daftar hadir, Berita Acara;
9. Mendistribusikan soal ujian dan perlengkapan ujian kepada Pengawas;
10. Mengarsipkan berkas soal ujian;
11. Monitoring pelaksanaan perkuliahan;
12. Monitoring kemajuan belajar mahasiswa.

Tugas Staff Evaluasi dan ESBED

1. Mengumpulkan data bahan evaluasi dan ESBED;
2. Melaksanakan/mengolah data ESBED;
3. Menyajikan hasil olahan data ESBED sebagai bahan Laporan dan kebijakan pimpinan;
4. Menyimpan data evaluasi dan ESBED sebagai bahan laporan.
5. Menyusun Laporan ESBED

Tugas Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

1. Bagian Kemahasiswaan dan Alumni dipimpin oleh Kepala Bagian (Kabag), berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Biro Administrasi Umum.
2. Dalam pelaksanaan tugas, Kabag dibantu oleh dua orang Staff yaitu
   • Staff Kesejahteraan dan Kegiatan Mahasiswa
   • Staff Administrasi dan Pengembangan Alumni
3. Tugas Kepala Bagian Kemahasiswaan dan Alumni terdiri atas :
   • Menyusun Program Kerja Bagian;
   • Merencanakan dan mengkoordinasi pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan,
   • Merencanakan kegiatan penalaran, minat dan bakat mahasiswa;
   • Menyediakan advokasi hukum kepada mahasiswa dalam hubungan dengan kegiatan mahasiswa;
   • Melaksanakan pemberian ijin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan;
   • Melakukan dan mengelola data informasi kegiatan kemahasiswaan;
   • Mengeluarkan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan;
   • Memproses pemilihan mahasiswa berprestasi.
   • Menjaring data alumni dan proses rekrutmen;
   • Menyelenggarakan temu alumni secara berkala setiap Dies Perguruan Tinggi;
   • Meng-update data alumni;
   • Melaksanakan fungsi sebagai Pusat Jasa Ketenagakerjaan (PJK). Pusat Jasa Ketenagakerjaan memberikan informasi dan bantuan kepada para mahasiswa dalam bidang ketenagakerjaan, antara lain
4. Memberikan informasi tentang lapangan kerja yang tersedia.
5. Mengidentifikasi kualifikasi lulusan yang dibutuhkan oleh pasar kerja.
6. Menjalin kerjasama dengan instansi yang terkait dalam hal ketenagakerjaan